6 Dicas para fazer reuniões online produtivas

Conheça 6 Dicas para fazer reuniões online produtivas

Já correram rios de tinta com dicas para melhorar reuniões de trabalho, e agora com os avanços das novas tecnologias, vamos querer ver correr um mar de conteúdos sobre como dinamizar reuniões online produtivas, quando os participantes estão do lado de lá do ecrã a bocejar de tédio ou a focar a sua atenção noutras tarefas…

Com a Covid-19 e o isolamento social, o regime de teletrabalho teve um crescimento estrondoso e com ele nasceu a necessidade, para muitas empresas, de fazer reuniões online. E até aí tudo bem, pois as pessoas estiveram e ainda estão fora do escritório, mas precisam de se ver e de continuar a discutir assuntos em conjunto. Porém, os resultados dessas reuniões não presenciais nem sempre são dos melhores porque faltam aos seus organizadores – e participantes – dicas para fazer reuniões online produtivas numa altura em que este procedimento deixa de ser pontual, para passar a ser incorporado na cultura de muitas empresas (mesmo depois de se descobrir um tratamento para Covid-19 ou uma vacina).

O que são reuniões online produtivas?

Reuniões online produtivas são aquelas reuniões feitas à distância, através da Internet, cujo rendimento não é afetado pelo facto de os participantes estarem em casa, sujeitos a outras distrações. São reuniões eficazes que cumprem com um conjunto de boas práticas em encontros online, respeitam um briefing, um certo tempo de duração e que promovem momentos de interação onde cada interveniente tem oportunidade de dar o seu parecer.

Como fazer reuniões online produtivas?

Independentemente do tema da reunião, há sempre alguma dificuldade em torná-la produtiva, inclusive quando os participantes estão todos juntos na mesma sala. Por isso não se sinta desmotivado nem derrotado por esses três ou quatro encontros anteriores sem rendimento. Doravante, se seguir estas dicas, as reuniões online da sua empresa trarão melhores resultados!

1. Agende a reunião online com antecedência 

A primeira dica para fazer reuniões online produtivas é marcar o dia e hora com antecedência porque se no modelo presencial já é complicado acertar agendas e evitar atrasos ou faltas, imagine pela Internet! Por isso, marque o dia e hora e envie os convites aos participantes a tempo, com o link da sala online e com briefing da estrutura da reunião e tópicos dos assuntos a abordar, de forma a que todos se possam preparar para a discussão desses temas.

E mais perto do dia e hora, programe o envio de notificações para os participantes de modo a que ninguém se atreva a dizer que se esqueceu.

2. Escolha a ferramenta certa para cada reunião à distância

Seguramente que já conhece as várias ferramentas ao seu dispor para fazer reuniões online, mas para que o encontro gere bons resultados, é importante escolher a melhor aplicação para essa reunião em específico. Basta uma ferramenta que permita verem-se uns aos outros ou é necessário um recurso que permita a partilha de ecrã? Uma app gratuita com sala para cinco pessoas é quanto basta ou precisa de uma plataforma paga para 100 participantes em simultâneo? Como vê, cada uma das ferramentas para reuniões online possui as suas vantagens e desvantagens, e nesse sentido é importante pesquisar pela que melhor vai corresponder às vossas expetativas e necessidades e, claro, à realidade da empresa.

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3. Zele pelas boas práticas de comunicação durante a reunião

Reuniões online exigem o cumprimento de algumas regras básicas ou boas práticas de comunicação, e você, que quer garantir bons resultados, é o responsável pelo seu seguimento! A primeira das boas práticas em reuniões online começa momentos antes de ficar online, quando testa (ou devia testar) o equipamento, acesso à Internet, aplicativos, microfone, câmara, etc. Assim, se algo não estiver a funcionar, vai a tempo de detetar o erro e corrigi-lo antes da reunião, e o mesmo para os seus convidados.

Mas existem outras boas práticas em reuniões online, como escolher um espaço silencioso para a reunião, desligar ou silenciar notificações no computador e telefone, não usar o smartphone, não realizar outras atividades em simultâneo, cumprimentar todos os intervenientes no início do encontro e esperar que lhe respondam, não sair de frente do ecrã durante a reunião, falar e dar a palavra, não interromper quando alguém estiver a falar, etc.

4. Certifique-se de que todos os convidados estão a participar

É natural que, tal como nas reuniões presenciais, alguns convidados das suas reuniões remotas fiquem entediados, principalmente se usar da palavra durante muito tempo e por isso, deve puxar pelos participantes, pedindo as suas opiniões, principalmente àquelas pessoas que por falta de prática neste tipo de reuniões, acabam por ficar mais retraídas.

É verdade que nem todas as reuniões online produtivas incluem momentos de brainstorming, mas incluem (ou devem incluir) interação, até porque as equipas de trabalho que sabem ouvir e dar sugestões conseguem alcançar melhores resultados. Por isso, defina desde logo nem que sejam 2 ou 3 minutos para cada participante colocar as suas questões e/ou dar as suas opiniões sobre o tema que estão a abordar.

5. Dê preferência a reuniões curtas

Se quando estão juntos na sala de reuniões da empresa já é complicado conquistar a atenção de todos durante muito tempo, que dizer de reuniões à distancia onde as pessoas se podem aborrecer mais depressa e passar discretamente a outras tarefas (afinal ninguém está a ver), em lugar de contribuírem para a produtividade do encontro? Portanto, o melhor é mesmo fazer reuniões online curtas, mais interessantes e produtivas.

6. Não se esqueça da ata da reunião

É importante que continue a insistir em documentar a reunião e a ignorar o facto de poder gravá-la porque a pessoa que nomear para escrever a ata deve enviá-la por email a todos os participantes o mais breve possível, para que estes possam rever as decisões tomadas, as tarefas definidas, atribuição e prazo de execução. A ata continua a ser uma forma certeira de ver as deliberações serem cumpridas e por consequência, os objetivos da sua equipa ou da sua empresa serem atingidos!

E por fim, aceite mais uma sugestão: leia também o nosso artigo sobre os erros mais comuns em reuniões de trabalho, para que nada o possa impedir de dinamizar reuniões produtivas.

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Fonte: Portal das Pequenas e Médias Empresas